适用范围看，通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。侧重于说明、介绍情况，目的性强。
从发文机关看，通报属于党政机关通用文种，各级机关均可使用。表彰先进时，基层单位多应用通报，而少用决定或命令（令）。
从行文方向看，通报属下行文，也是机关内部行文。

表彰通报正文结构由三部分构成，
第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的真实情况，用叙述的手法真实客观地反映事实。

第二部分，对所叙述的事实进行准确分析、客观评价，不夸大、不缩小。

第三部分，根据通报的情况，针对现实需要，发出号召或提出要求。

通报写作注意事项。
一，是行文要准确及时。通报的时效性较强，下发通报要注意效率，才可更好指导当前工作。否则，就起不到很好的教育作用。

二，是内容要真实、典型。通报的事实必须真实无误。动笔前要调查研究，认真核对，客观、准确地分析、评论，否则不但影响教育效果，还会有损发文单位声誉。

三，是突出教育性，把握政策性。决定和批评要有根据，要恰如其分，态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，写作处理意见时，必须体现政策，掌握好分寸，使处理决定与事实、政策相一致，做到合情合理。