专业行政文秘课程

课程描述
数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

学员获益
1.了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。
2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理。
3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。
4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

授课方式：
启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

授课对象：
1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士

课程大纲
一、九段秘书的角色认知、思维模式和意识要求
1.专业秘书/助理的定义与职业价值
行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
企业需要什么样的行政人员
2.认清秘书/助理的十四项职责
3.准确自我定位
初级：事务性文员
中级：事务性文员＋协助管理
高级：独立管理＋事务处理
4.九段秘书能力实例
1)一段秘书发通知
2)二段秘书抓落实
3)三段秘书重检查
4)四段秘书勤准备
5)五段秘书细准备
6)六段秘书做记录
7)七段秘书定责任
8)八段秘书追结果
9)九段秘书做流程
5.专业秘书/助理的工作法则
摆正位置
积极主动
细心准确
严守机密
诚恳有礼

二、会务组织及管理的工作事项（会前、会中、会后）
一、会议面面观
1．会议的重要性
2．会议的目的
3．会议的种类
4．会议的频率
5．会议成本的计算
二、跨越会议“陷阱”
1．[陷阱]会议太频繁
2．[陷阱]会议时间太长
3．[陷阱]领导太独裁
4．[陷阱]讨论结构松散
三、会议管理的前中后期工作注意点
一、开会前的准备工作
1．如何判断会议是否举行
2．会议准备的内容
3．主持人如何做会议准备
二、成功会议的五种策略
1．如何做开场白
2．如何分配发言时间
3．如何掌握议事进度
4．如何达成会议决策
三、会议中的沟通与反馈技巧
1．会议中的沟通技巧
2．会议中的反馈技巧
四、主持人的会议管理技巧
1．倾听技巧
2．讲话技巧，如何调动参会人员积极性
3．情景模拟
五、会议记录
1．记录者功能和胜任条件
2．对会议记录的十大建议
3．团队会议的误区
六、会后跟进
1．参会者如何进行会后跟进
2．主持人如何进行会后跟进
3．如何提高下次会议质量

三、专业秘书/助理的接待礼仪与应对技巧
1.商务用语礼仪
交谈礼仪
接打电话礼仪与技巧
电子礼仪：电子邮件、手机、传真等
2.商务往来礼仪
专业的接待态度
招呼技巧
介绍时的原则
握手技巧
交换名片
行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
不同的送客方式
拜访的宜与不宜
馈赠礼仪
3.商务餐饮礼仪
中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

四、有效的向上沟通
1.文档管理技巧
文档管理的方法、原则及流程
高效名片管理-大大提升老板业务能力
如何运用信息科技进行客户关系管理
高效助理秘书必备之文书管理技巧
如何成为全方位信息整合工作者
2.如何为上司与自己管理时间
80/20原理的应用
优先级的排定
避免秘书人员的时间管理陷阱
如何优化上司的时间安排
3.上司出差行程管理技巧
行前安排
为上司搜集资料
制定完备行程表

五、团队协作与人际沟通技巧
1.成功沟通的秘诀
沟通的定义
沟通的双向性
保证沟通成功的三原则
2.有效职场沟通技巧
人际风格的类型：DISC工具导入
如何与上司沟通
如何与同事沟通
如何与客户沟通
3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招
积极倾听
同理心
正向引导法
赞美法

六、公文写作
一、公文写作基本知识
1.公文的主题
2.公文的材料
3.公文的格式和布置
4.公文写作的表达方式
二、公文写作试练习
1.会议纪要
2.讲话稿
3.通知

七、办公室行政管理
1.办公室环境的管理
2.办公室用品的管理
3．办公室绿植的管理

八、个人时间及计划管理
1.你的时间够用吗？
2.时间管理的6大法则
3.个人工作计划的安排技巧

九、结束语
1.分享与回顾
2.行动计划

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